Có nên quản lý công nợ doanh nghiệp bằng file Excel hay không? Là thắc mắc của hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Về cơ bản, đây là cách thức theo dõi công nợ có hiệu quả khá tốt cho cửa hàng vừa và nhỏ được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, đi kèm theo đó là những hạn chế không phải ai cũng biết được.
Quản lý công nợ Excel là gì? Bao gồm những gì?
Quản lý công nợ bằng Excel là cách theo dõi và kiểm soát tình hình công nợ khách hàng bằng các file dữ liệu Excel. Nhân viên sẽ nhập thông tin trên file Excel và chủ cửa hàng từ đó có thể quản lý công nợ một cách chi tiết và nhanh chóng nhất. Theo dõi công nợ trên Excel sẽ bao gồm:
- Quản lý công nợ phải thu khách hàng: Công nợ phải thu phát sinh khi cửa hàng bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nếu khách hàng mua chịu, khoản tiền này sẽ được ghi vào công nợ phải thu khách hàng.
- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp: Công nợ phải trả phát sinh khi cửa hàng nhập hàng hóa từ nhà cung cấp. Khoản tiền này nếu chưa được thanh toán ngay thì sẽ được ghi vào công nợ phải trả nhà cung cấp.
» Tham khảo: Quản lý theo dõi lợi nhuận Spa, Salon, Nail hiệu quả
Những mặt hạn chế khi quản lý công nợ bằng Excel
Tuy được ưa chuộng nhưng cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel vẫn còn khá nhiều hạn chế. Đặc biệt hiện nay khi các phần mềm bán hàng có tính năng quản lý công nợ ra đời thì file Excel quản lý công nợ đã xuất hiện khá nhiều nhược điểm so với phần mềm này.
- Không quản lý được lượng thông tin lớn: Khi cửa hàng có lượng dữ liệu công nợ quá lớn, Excel sẽ gặp nhiều khó khăn để quản lý và xuất hiện tình trạng xử lý dữ liệu chậm. Điều này có thể dẫn đến nhiều sai sót trong quản lý công nợ và gây ra nhiều vấn đề cho cửa hàng.
- Theo dõi thông tin không thống nhất: Dữ liệu công nợ trong Excel không được lưu trên một file Excel duy nhất mà phải lưu trữ trong nhiều file độc lập. Như vậy thông tin không được theo dõi một cách có hệ thống khiến chủ cửa hàng gặp nhiều khó khăn khi kiểm soát công nợ khách hàng/nhà cung cấp.
- Tính bảo mật không cao: So với các phần mềm bán hàng, quản lý công nợ phải thu bằng Excel có một nhược điểm khá lớn đó là tính bảo mật không cao. Nó không có hệ thống bảo mật chắc chắn cũng như dễ dàng thất lạc, do đó việc quản lý công nợ bằng file Excel không phù hợp cho những cửa hàng có dữ liệu khách hàng lớn.
- Khó sử dụng cho người không biết về Excel: Đối với những chủ cửa hàng không có nhiều sự hiểu biết về Excel, rất khó để sử dụng file Excel để tính toán hay xem báo cáo công nợ.
» Xem thêm: 3 tuyệt chiêu quản lý công nợ Spa/Salon hiệu quả hạn chế thua lỗ
5 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý thay vì file Excel
1/ Quản lý lịch hẹn khách hàng trực quan
Việc sử dụng các phần mềm quản lý Spa online tốt, bạn có thể giải quyết hoàn hảo cho vấn đề rắc rối về sắp xếp lịch hẹn cho khách hàng khi mà giờ giấc của mọi khách hàng đều được thể hiện rõ ràng với các thông tin cần thiết: Thông tin khách, dịch vụ sử dụng, nhân viên… và mọi lịch hẹn đều được cập nhật liên tục, hiển thị một cách trực quan nhất.
2/ Quản lý nhân viên, kiểm soát thu chi hiệu quả
Việc tính hoa hồng và lương cũng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, bạn sẽ không phải sử dụng nhiều công thức Excel rắc rối hay tính toán từng ca làm việc của nhân viên. Tất cả mọi điều trên sẽ được phần mềm EasySalon kiểm soát và thông kê chi tiết, đảm bảo sự công bằng trong việc khen thưởng cho mọi nhân viên.
3/ Theo dõi, báo cáo doanh thu tức thì
Với công nghệ điện toán đám mây, mọi cập nhật thông tin của Spa đều diễn ra ngay tức thì cho phép phát hiện cũng xử lý các vấn vềphát sinh một cách nhanh chóng.
4/ Tiết kiệm thời gian, chi phí
Được xây dựng dựa trên ứng dụng công nghệ điện toán đám mây và khả năng phân quyền sử dụng rõ ràng, phần mềm EasySalon giúp bạn quản lý hoạt động kinh doanh của Spa đơn giản mọi lúc, mọi nơi. Bạn sẽ giảm thiểu thuê nhân sự để quản lý những vấn đề trên.
5/ Quản lý thông tin hiệu quả
Với EasySalon, mọi nghiệp vụ quản lý đều đã tích hợp trên phần mềm đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt hơn trong việc tra cứu và quản lý thông tin.
» Tham khảo: Báo giá phần mềm quản lý Spa EasySalon chi tiết
Hy vọng qua những thông tin trên, bạn đã có câu trả lời cho thắc mắc có nên quản lý công nợ doanh nghiệp bằng file Excel hay không? để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp nhất.