Quản lý quỹ đầu ngày

Tiền quỹ đầu ngày là một trong những dữ liệu quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý sổ quỹ tiền mặt, liên quan trực tiếp đến số tiền thực sự đang có trong két.

Thực tế, mỗi Salon/Spa có những cách quản lý tiền quỹ đầu ngày khác nhau. Có những chủ Salon/Spa quản lý két tiền hàng ngày, nhưng cũng có những chủ Salon/Spa linh hoạt kiểm tra quỹ tiền bất cứ khi nào. Chính vì thế, EasySalon cho ra mắt tính năng mới Cài đặt Quỹ đầu ngày linh động – cố định, nhằm đáp ứng quy trình, nghiệp vụ quản lý sổ quỹ tiền mặt của từng Salon/Spa.

I. Cài đặt QĐN cố định

1. Cài đặt QĐN cố định theo chu kỳ hằng ngày

Khi nào sử dụng cài đặt quỹ đầu ngày cố định theo chu kỳ hằng ngày?

Khi salon muốn quỹ đầu ngày luôn cố định một giá trị và có cơ chế quản lý quỹ tiền mặt theo quy trình:

• Kết sổ / rút hết tiền mặt vào cuối ngày hôm nay.
• Cài đặt quỹ đầu ngày hôm sau là giá trị A.

Ví dụ: Bạn muốn cài đặt QĐN cố định hàng ngày với số tiền 0 đ

Theo cơ chế này:

• Tiền QĐN mỗi ngày luôn là 0 đ
• Rút hết quỹ hiện có vào cuối mỗi ngày và không bỏ lại tiền vào két thì QĐN hôm sau vẫn là 0 đ.

Hướng dẫn cài đặt

• Tại trang Cài đặt / Quỹ đầu ngày thực hiện như sau:

2. Cài đặt QĐN cố định theo chu kỳ hằng tuần

Khi nào sử dụng cài đặt quỹ đầu ngày cố định theo chu kỳ hằng tuần?

Khi salon muốn cài đặt quỹ đầu ngày cố định một giá trị vào một hoặc vài ngày trong tuần và có cơ chế quản lý quỹ tiền mặt theo quy trình:

• Kết sổ cuối tuần (1 hoặc nhiều ngày trong tuần).
• Cài đặt quỹ đầu ngày cho đầu tuần (1 hoặc nhiều ngày trong tuần) là giá trị A.

Ví dụ: Bạn muốn cài đặt QĐN cố định vào thứ 2 và thứ 5 hàng tuần với số tiền 500.000 đ

Theo cơ chế này:

• Số tiền QĐN thứ 2 hàng tuần sẽ cố định là 500.000 đ;
• Không rút tiền trong két vào cuối ngày thứ 2, quỹ hiện có của thứ 2 sẽ làm QĐN của thứ 3. Tương tự đối với thứ 4;
• Rút hết quỹ hiện có vào cuối ngày thứ 4 và bỏ lại vào két 500.000 đ làm QĐN của thứ 5;
• Không rút tiền trong két vào cuối ngày thứ 5, quỹ hiện có của thứ 5 sẽ làm QĐN của thứ 6. Tương tự như vậy cho đến thứ 7 và chủ nhật;
• Rút hết quỹ hiện có vào cuối ngày chủ nhật và bỏ lại vào két 500.000 đ làm QĐN của thứ 2;
• Như vậy, QĐN cố định thứ 2 và thứ 5 hàng tuần luôn là 500.000đ.

Hướng dẫn cài đặt

• Tại trang Cài đặt / Quỹ đầu ngày thực hiện như sau:

3. Cài đặt QĐN cố định theo chu kỳ hằng Tháng

Khi nào sử dụng cài đặt quỹ đầu ngày cố định theo chu kỳ hằng tháng?

Khi salon muốn cài đặt quỹ đầu ngày cố định một giá trị vào một hoặc vài ngày trong tháng và có cơ chế quản lý quỹ tiền mặt theo quy trình:

• Kết sổ cuối tháng (1 hoặc nhiều ngày trong tháng).
• Cài đặt quỹ đầu ngày cho đầu tháng (1 hoặc nhiều ngày trong tháng) là giá trị A.

Ví dụ: Bạn muốn cài đặt QĐN cố định vào ngày 1 và ngày 15 hàng tháng với số tiền 700.000 đ

Theo cơ chế này:

• Số tiền QĐN ngày 1 hàng tháng sẽ cố định là 700.000 đ;
• Không rút tiền trong két vào cuối ngày 1, quỹ hiện có của ngày 1 sẽ làm QĐN của ngày 2. Tương tự như vậy đối với ngày 3, ngày 4,… và cho đến ngày 14;
• Rút hết quỹ hiện có vào cuối ngày 14 và bỏ lại vào két 700.000 đ làm QĐN của ngày 15;
• Không rút tiền trong két vào cuối ngày 15, quỹ hiện có của ngày 15 sẽ làm QĐN của ngày 16. Tương tự như vậy cho đến ngày cuối tháng.
• Rút hết quỹ hiện có vào ngày cuối tháng và bỏ lại vào két 700.000 đ làm QĐN của ngày 1 tháng sau.
• Như vậy, QĐN cố định ngày 1 và ngày 15 hàng tháng luôn là 700.000đ

Hướng dẫn cài đặt

• Tại trang Cài đặt / Quỹ đầu ngày thực hiện như sau:

II. Cài đặt QĐN linh động

1. Cài đặt QĐN linh động không cộng dồn và có cài đặt quỹ đầu ngày

Lưu ý: Nếu salon của bạn đang cài đặt quỹ đầu ngày cố định, khi muốn chuyển qua cài đặt quỹ đầu ngày linh động, bạn phải tắt cài đặt quỹ đầu ngày cố định bằng cách xoá ô số tiền quỹ đầu ngày của cơ chế bạn đang áp dụng.

Khi nào cài đặt quỹ đầu ngày linh động không cộng dồn và có cài đặt quỹ đầu ngày?

• Khi salon muốn thay đổi quỹ đầu ngày thường xuyên.

Ví dụ: Bạn muốn cài đặt QĐN linh động không cộng dồn cho ngày 30/04 số tiền 400.000 đ và cho ngày 01/05 số tiền 1.000.000 đ

Theo cơ chế này:

• Số tiền QĐN ngày 30/04 là 400.000 đ;
• Rút hết quỹ hiện có vào cuối ngày 30/04 và bỏ lại vào két 1.000.000 đ làm QĐN của ngày 01/05;
• Rút hết quỹ hiện có vào cuối ngày 01/05 và bỏ lại vào két 1.000.000 đ làm QĐN của ngày 02/05. Tương tự như vậy cho tất cả các ngày sau.
• Như vậy, QĐN cho tất cả những ngày sau luôn là 1.000.000đ
• Trong trường hợp bạn không cài đặt quỹ đầu ngày một ngày nào đó trong tương lai thì cơ chế này hoạt động như cài đặt quỹ đầu ngày cố định theo chu kỳ hằng ngày.

Hướng dẫn cài đặt

• Tại trang Thu chi / Sổ quỹ tiền mặt thực hiện như sau:

2. Cài đặt QĐN linh động cộng dồn và có cài đặt quỹ đầu ngày

Lưu ý: Nếu salon của bạn đang cài đặt quỹ đầu ngày cố định, khi muốn chuyển qua cài đặt quỹ đầu ngày linh động, bạn phải tắt cài đặt quỹ đầu ngày cố định bằng cách xoá ô số tiền quỹ đầu ngày của cơ chế  bạn đang áp dụng.

Khi nào cài đặt quỹ đầu ngày linh động cộng dồn và có cài đặt quỹ đầu ngày?

• Khi salon muốn thay đổi quỹ đầu ngày thường xuyên.
• Khi salon muốn theo dõi số tiền ở két đựng tiền trong một khoảng thời gian không được dự tính trước.

Ví dụ: Bạn muốn cài đặt QĐN linh động cộng dồn từ ngày 30/04 số tiền 400.000 đ

Theo cơ chế này:

• Số tiền QĐN ngày 30/04 là 400.000 đ;
• Không rút tiền trong két vào cuối ngày 30/04, quỹ hiện có vào cuối ngày sẽ làm QĐN của ngày 01/05. Tương tự như vậy đối với tất cả những ngày sau;
• Như vậy, QĐN cho tất cả những ngày sau luôn được cộng dồn.

Hướng dẫn cài đặt

• Tại trang Thu chi / Sổ quỹ tiền mặt thực hiện như sau:

3. Cài đặt QĐN linh động cộng dồn và không cài đặt quỹ đầu ngày

Lưu ý: Nếu salon của bạn đang cài đặt quỹ đầu ngày cố định, khi muốn chuyển qua cài đặt quỹ đầu ngày linh động, bạn phải tắt cài đặt quỹ đầu ngày cố định bằng cách xoá ô số tiền quỹ đầu ngày của cơ chế  bạn đang áp dụng.

Khi nào cài đặt quỹ đầu ngày linh động cộng dồn và không cài đặt quỹ đầu ngày?

• Khi salon muốn thay đổi quỹ đầu ngày thường xuyên.
• Khi salon muốn lấy tiền còn lại trong két của ngày hôm nay làm quỹ đầu ngày cho ngày hôm sau.

Ví dụ: Bạn muốn lấy quỹ hiện có của ngày 29/04 làm QĐN ngày 30/04 và QĐN các ngày sau sẽ được cộng dồn

Theo cơ chế này:

• Số tiền QĐN ngày 30/04 chính là quỹ hiện có cuối ngày 29/04;
• Không rút tiền trong két vào cuối ngày 30/04, quỹ hiện có vào cuối ngày này sẽ làm QĐN của ngày 01/05. Tương tự như vậy đối với tất cả những ngày sau;
• Như vậy, QĐN cho tất cả những ngày sau luôn được cộng dồn.

Hướng dẫn cài đặt

• Tại trang Thu chi / Sổ quỹ tiền mặt thực hiện như sau:

Lưu ý : Khi cài đặt ở chế độ này bạn phải chọn ô Cộng dồn cho ngày kế tiếp, nếu không chọn hệ thống sẽ báo lỗi như hình bên dưới.

III. Tùy chọn gộp hoặc tách cài đặt QĐN theo chi nhánh

• Tại trang Cài đặt / Quỹ đầu ngày, chọn “Cài đặt sổ quỹ theo chi nhánh” nếu bạn muốn cài đặt quỹ đầu ngày cho mỗi chi nhánh này; hoặc bỏ chọn nếu muốn đồng bộ cài đặt cho tất cả các chi nhánh trong hệ thống theo chi nhánh đang chọn;

• Ở mỗi thao tác, hệ thống đều sẽ hiển thị popup để xác nhận. Chọn “OK” để lưu thay đổi.

IV. Lịch sử cài đặt QĐN

• Tại trang Thu Chi / Sổ quỹ tiền mặt, chọn Lịch sử cài đặt => Popup Lịch sử cài đặt quỹ đầu ngày sẽ hiện ra;

• Chọn thời gian bạn muốn tra cứu các thao tác cài đặt quỹ đầu ngày tại popup;

V. Phân quyền chỉnh sửa QĐN

• Tại trang Cài đặt / Cài đặt nâng cao, chọn Phân quyền tài khoản;
• Chọn nhóm tài khoản bạn muốn phân quyền;

• Chọn “Chỉnh sửa cài đặt quỹ đầu ngày” nếu bạn muốn phân quyền cho tài khoản đó hoặc bỏ chọn để tắt phân quyền;
• Chọn Lưu thông tin để lưu thay đổi.

Tài Liệu cập nhật ngày 19/05/2022.

Như vậy Easy Salon đã thực hiện xong phần hướng dẫn cài đặt quỹ đầu ngày.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn 0934804999 để được giải đáp.