Bài viết này, Easysalon sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về hóa đơn điện tử (HĐĐT), giúp các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hiểu rõ về khái niệm, cách sử dụng và quy trình triển khai.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là gì?
HĐĐT là loại hóa đơn được tạo lập, gửi và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử bởi người bán để ghi nhận thông tin giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn này có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy thuộc vào quy định.
Có hai loại HĐĐT chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế: Là hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế: Là hóa đơn do người bán tự phát hành và gửi cho người mua mà không cần mã của cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, và các loại chứng từ khác như tem, vé, phiếu thu cước vận chuyển.
Lợi ích của HĐĐT
Việc áp dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các bên liên quan:
Đối với người mua hàng hóa, dịch vụ:
- Dễ dàng tra cứu: Người mua có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin hóa đơn.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và không cần không gian lưu trữ vật lý.
- Giảm rủi ro: Tránh được các vấn đề như mất, rách, cháy hóa đơn giấy.
- Xác minh hợp lệ: Có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.
Đối với người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
- Minh bạch hóa kinh doanh: Góp phần tạo môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch.
- Giảm thủ tục hành chính: Tối thiểu hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn.
- Giảm chi phí và rủi ro: Tiết kiệm chi phí gửi, lưu trữ và giảm nguy cơ mất mát chứng từ.
Đối với xã hội:
- Cải cách hành chính: Thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp.
- Phát triển thương mại điện tử: Đẩy mạnh xu hướng kinh doanh số và thương mại điện tử.
- Chuyển đổi số: Là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
- Bảo vệ môi trường: Góp phần tiết kiệm tài nguyên và bảo vệ môi trường.
Đối với cơ quan thuế và nhà nước:
- Quản lý hiệu quả: Xây dựng cơ sở dữ liệu toàn diện về người nộp thuế, phục vụ công tác quản lý và phân tích.
- Ứng dụng công nghệ: Thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tự động hóa quy trình.
- Ngăn chặn gian lận: Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi gian lận, trốn thuế.
Đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền
Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, các đối tượng sau đây buộc phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng máy tính tiền, xác định được doanh thu, sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, và đáp ứng quy mô về doanh thu, lao động đồng thời thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm trung tâm thương mại, salon, spa, barbershop, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), cơ sở ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.
Bài học: Doanh nghiệp cần tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm tích cực và đáng nhớ, từ đó xây dựng lòng trung thành và khuyến khích khách hàng quay lại.
Khó khăn thường gặp khi triển khai HĐĐT
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai HĐĐT vẫn đối mặt với một số thách thức, đặc biệt đối với các hộ kinh doanh và tiểu thương:
- Không biết bắt đầu từ đâu: Nhiều người mơ hồ về quy trình đăng ký với cơ quan thuế, mua chữ ký số, chọn phần mềm hay thời điểm bắt đầu sử dụng.
- Rào cản công nghệ: Phần lớn tiểu thương chưa quen với việc sử dụng phần mềm, máy tính hay các thao tác trực tuyến, dẫn đến lo ngại về việc tạo mẫu, ký số, gửi hóa đơn hoặc sai sót dữ liệu.
- Chi phí đầu tư ban đầu: Mặc dù về lâu dài HĐĐT giúp tiết kiệm chi phí, nhưng chi phí đầu tư ban đầu cho phần mềm và thiết bị có thể là một mối lo ngại cho các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
EasySalon – Chuyển đổi sớm để kinh doanh thuận lợi
Việc chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT không chỉ là tuân thủ quy định của cơ quan thuế mà còn là bước đi quan trọng để các hộ kinh doanh và tiểu thương hoạt động chuyên nghiệp hơn trong thời đại số. Chuyển đổi sớm sẽ giúp người dùng làm quen với quy trình, chủ động trong việc xuất hóa đơn và nhận được hỗ trợ kịp thời, tránh bị động khi quy định có hiệu lực bắt buộc. EasySalon cam kết mang đến giải pháp tối ưu, sản phẩm và dịch vụ dễ sử dụng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí, hỗ trợ khách hàng trong quá trình chuyển đổi số và thích ứng với nghị định mới.
